Data protection policy

Version in Bahasa Malaysia see below.

Last update: July 2021

We take the protection of your Personal Data seriously and strive for the best protection of your Personal Data when interacting with us.

The protection of your data is important to us

IREKS ASIA-PACIFIC SDN. BHD. (“we” or “us”) are committed to full compliance with the Malaysia Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”) and all other applicable personal data protection laws and regulations.

Technical and organizational measures have been taken to ensure that all provisions in connection with data protection are observed by us and also by our external service providers.

Personal data

“Personal Data” means any information relating directly or indirectly to a natural person who is identified or identifiable from that information or in combination with other information in our possession and which is being processed wholly or partly by means of equipment operating automatically in response to instructions given for that purpose, is recorded with the intention that it should wholly or partly be processed by means of such equipment or is record as part of a relevant filing system or with the intention that it should form part of a relevant filing system. This includes, in particular, details such as full names, business or residential addresses, telephone numbers, e-mail addresses, other contact details, information regarding your employment or business, job titles, financial information, date of birth and any other information relating to a data subject disclosed to us.

Collection of Personal Data

We only collect Personal Data where it is necessary and adequate for the purposes listed in this policy.

In particular, we collect Personal Data:

• When you contact us with queries, requests or feedback via e-mail, mail, telephone, our website www.ireks-asiapacific.com (the “Website”) or our Facebook or Instagram pages (“Social Media Sites”) or otherwise;
• When you request services from us;
• When you enter into contract negotiations or place an order with us;
• When you register for or attend our events or product presentations;
• When you apply for a job with us and during your employment with us;
• When you submit the contact form on our Website or on our Social Media Sites or other forms regarding our services;
• When you sign up for newsletters or other marketing materials,
• When we conduct market research or surveys;
• When Personal Data is disclosed to us by our commercial partners for the performance of a contract; and/or
• Whenever you provide Personal Data voluntarily to us.

By submitting your Personal Data to us, you affirm that all such Personal Data is complete, accurate, true and correct. Failure to ensure that such data provided to us is complete, accurate, true and correct may result in inability on our part to provide you with the requested products or services.

Please note that our Website is administered and maintained by IREKS GmbH. IREKS GmbH is solely responsible for the content of the Website. Personal Data recorded on our Website, if any, is collected and processed by IREKS GmbH exclusively. For the collection and processing of Personal Data on or in connection with our Website, please refer to the Personal Data Protection Notice of IREKS GmbH. However, Personal Data submitted via the Contact Form on our Website is directly received and collected by us.

Purposes of Recording and Processing of Personal Data

We will record, process and use Personal Data, which you disclose to us, only for the purposes communicated to you directly before the recording or processing of the Personal Data and for the following purposes:

• To respond to your queries and requests;
• To communicate with you;
• To provide you with services;
• To negotiate and perform agreements and purchase orders with you;
• To conduct market research, surveys and interviews;
• For marketing and promotional purposes;
• To comply with legal and regulatory requirements;
• To defend and enforce our rights and legal claims;
• To maintain and upkeep our customer database;
• To send our newsletter, information, updates and corporate information; and/or
• As otherwise permitted under the PDPA or other applicable laws and regulations.

We will only collect Personal Data for any other purpose than listed in this Clause after providing a data protection notice in accordance with the law and only with your consent or where otherwise allowed by the law.

Transfer of Personal Data to Third Parties

Your Personal Data may be shared with the following third parties for one or more of the purposes listed above:

• Our group companies (including holding companies, subsidiaries, associated and related companies);
• Our distributors and commercial partners;
• Agents, contractors or service providers engaged by us to provide services such as payroll, data processing, training, accounting, marketing, online surveys or market research;
• Our professional advisors such as lawyers and auditors; and/or
• Relevant government authorities and law enforcement agencies.

We will only disclose Personal Data to government institutions and authorities in accordance with the law and when we are legally obliged to disclose such Personal Data.

International Transfers

We are only transferring your Personal Data between our group companies, distributors and commercial partners outside of Malaysia after you have given your explicit consent or where it is otherwise permitted by the law.

We will take appropriate steps to ensure that our group companies are bound by legally enforceable personal data protection standards that are at least comparable to the protection provided under the GDPR and the PDPA.

Newsletters

In the event that we offer any newsletter and that you were to register for such newsletter, we will only record, process and use Personal Data and details provided voluntarily by you and in accordance with this policy. By registering for the newsletter, you agree to this policy. You can cancel your subscription to the newsletter at any time by using the unsubscribe link at the end of every newsletter.

Once you have registered for the newsletter, we will send you a confirmation e-mail. In this e-mail, you will find a link to confirm your registration and the recording of the required Personal Data. Your Personal Data is only recorded after you have confirmed your registration by clicking on the said link. Your Personal Data is only processed to the extent appropriate and necessary for the advertising and marketing purposes of our newsletter.

Storage period

Personal Data, which has been collected by us, will be not stored or processed for any longer than it is necessary for the fulfilment of the purpose for which the Personal Data was collected. The Personal Data may still be kept for other statutory retention periods, such as for tax or commercial recording obligations, for up to seven years.

Security

We have taken technical and organizational security measures to protect your Personal Data against loss, destruction, manipulation and unauthorized access.

Amendment of this data protection policy

We reserve the right to amend our data protection policy when this becomes necessary. Please make sure that you have read the current version. Amendments and other editorial amendments to this data protection policy will be announced on our Website and Social Media Sites.

Your rights

You may request information regarding your Personal Data that is in our possession or under our control and you may request a copy of such Personal Data. Further, you may request us to update or correct your Personal Data.

All requests shall be made in writing by email or by post to us at the address below. We will process your request according to the PDPA, which may allow us to refuse your request.

You may withdraw your consent for the processing, collection, use and disclosure of your Personal Data at any time by giving us reasonable notice. In particular, you have the right to opt out of receiving marketing and promotional materials.

You may withdraw your consent by sending a written request by email or by post to us at our address below. Upon receiving your written request, we will inform you of the likely consequences of the withdrawal of your consent and will cease to process your Personal Data therefrom, unless otherwise permitted or required by the PDPA or any other applicable laws and regulations.

Please note that if you withdraw your consent to any or all processing or disclosure of your Personal Data, depending on the nature of your request, we may not be able to offer or provide to you our products or services or administer any contractual relationship in place.

Contact

For any requests, please contact our director under the following address:

IREKS ASIA-PACIFIC SDN. BHD.

Unit No. L25-1, Level 25

TSLAW Tower

No. 39, Jalan Kamuning

55100 Kuala Lumpur

Malaysia

Telephone: +60 3921 20998

E-mail: [email protected]

If we do not respond to your request satisfactorily, it is your right to direct your complaint to the competent Supervisory Authority for Data Protection.

This data protection policy shall be governed in all respects by the laws of Malaysia.

Polisi Perlindungan Data Am

Kemas kini terakhir: Julai 2021

Kami menitik berat terhadap perlindungan Data Peribadi anda dan berusaha untuk melindungi Data Peribadi anda sebaik mungkin semasa anda berinteraksi dengan kami.

Perlindungan data anda adalah penting bagi kami

IREKS ASIA-PACIFIC SDN. BHD. (“kami” or “kita”) bertekad dan berkomitmen untuk mematuhi sepenuhnya Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“PDPA”) dan kesemua undang-undang dan peraturan-peraturan lain berkenaan dengan perlindungan data peribadi.

Langkah-langkah teknikal dan teratur/organisasi telah diambil untuk memastikan bahawa kami dan juga pembekal perkhidmatan luaran kami mematuhi peruntukan berkaitan dengan perlindungan data.

Data Peribadi

“Data Peribadi” bermaksud sebarang maklumat yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan orang semulajadi yang dikenalpasti atau boleh dikenalpasti dari maklumat tersebut atau bergabung dengan maklumat lain dalam milikan kami dan data diproses keseluruhannya atau sebahagiannya melalui kelengkapan operasi automatik berhubung dengan arahan yang telah diberi untuk tujuan tersebut, direkod dengan niat bahawa semua data tersebut patut diproses secara menyeluruh atau sebahagiannya melalui kelengkapan yang sedia ada atau direkodkan sebagai sebahagaian sistem pemfailan relevan atau dengan niat bahawa ianya patut menjadi sebahagian sistem pemfailan yang relevan. Ini termasuk, khususnya, butiran seperti nama penuh, alamat perniagaan atau kediaman anda, nombor telefon, alamat e-mel, maklumat perhubungan lain, maklumat mengenai pekerjaan atau perniagaan anda, jawatan kerja, maklumat kewangan, tarikh lahir dan maklumat lain yang berhubung kait dengan subjek data  yang didedahkan kepada kami.

Pengumpulan Data Peribadi

Sila ambil maklum bahawa Laman Web kami ditadbir dan dikendalikan oleh IREKS GmbH. IREKS GmbH adalah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap kandungan Laman Web.

Data Peribadi yang direkod dalam Laman Web kami, sekiranya ada, adalah dikumpul dan diproses oleh IREKS GmbH secara eksklusif. Bagi pengumpulan dan pemprosesan Data Peribadi dalam atau berhubung dengan Laman Web kami, sila rujuk pada Notis Perlindungan Data Peribadi IREKS GmbH.

Walaubagaimanapun, Data Peribadi yang dihantar melalui Borang Perhubungan dalam Laman Web kami diterima dan dikumpulkan secara langsung oleh kami.

Kami hanya mengumpulkan Data Peribadi sekiranya perlu dan mencukupi bagi tujuan yang disenaraikan dalam polisi ini.

Khususnya, kami mengumpul Data Peribadi:

• Apabila anda menghubungi kami dengan pertanyaan, permohonan atau maklum balas melalui e-mel, surat-menyurat, telefon, laman web kami www.ireks-asiapacific.com (“Laman Web”) atau laman Facebook atau laman Instagram kami (“Laman Media Sosial”) atau sebaliknya;
• Apabila anda minta perkhidmatan dari kami;
• Apabila anda memasuki suatu rundingan kontrak atau membuat pesanan dengan kami;
• Apabila anda mendaftar untuk atau menghadiri event-event atau presentasi produk kami;
• Apabila anda memohon kerja dengan kami dan semasa pekerjaan anda dengan kami;
• Apabila anda menghantar borang perhubungan dalam Laman Web atau Laman Media Sosial kami atau borang lain berkenaan perkhidmatan kami;
• Apabila anda mendaftar untuk melanggan buletin atau bahan pemasaran lain;
• Apabila kami menjalankan kajian selidik pasaran atau soal selidik; dan/atau
• Setiap kali anda mengemukakan Data Peribadi secara sukarela kepada kami.

Dengan menghantar Data Peribadi anda kepada kami, anda mengesahkan bahawa kesemua Data Peribadi tersebut adalah lengkap, tepat, benar dan betul. Kegagalan untuk memastikan bahawa data yang dikemukakan kepada kami tersebut adalah lengkap, tepat, benar dan betul boleh mengakibatkan ketidakupayaan  pihak kami untuk menyediakan produk atau perkhidmatan sepertimana yang dipohon oleh anda.  

Tujuan Merekod dan Memproses Data Peribadi

Kami akan merekod, memproses dan menggunakan Data Peribadi, yang mana dikemukakan oleh anda kepada kami, hanya bagi tujuan sepertimana yang dimaklumkan kepada anda secara langsung sebelum perekodan atau pemprosesan Data Peribadi dan bagi tujuan berikut:

• Untuk membalas permohonan/permintaan dan persoalan anda;
• Untuk berkomunikasi dengan anda;
• Untuk memberikan perkhidmatan kepada anda;
• Untuk berunding dan melaksanakan perjanjian dan pesanan belian dengan anda;
• Untuk menjalankan kajian selidik pasaran, soal selidik dan temubual;
• Untuk tujuan pemasaran dan promosi;
• Untuk mematuhi keperluan undang-undang dan peraturan;
• Untuk mempertahankan dan menguatkuasakan hak dan tuntutan undang-undang kami;
• Untuk mengekalkan dan mengemaskini pangkalan data pelanggan kami;
• Untuk menghantar buletin, maklumat, kemaskini dan maklumat korporat kami; dan/atau
• Lain-lain perihal sepertimana dibenarkan di bawah PDPA atau undang-undang dan peraturan lain.

Kami hanya akan mengumpulkan Data Peribadi bagi tujuan selain dinyatakan dalam Klausa ini selepas mengeluarkan suatu notis perlindungan data yang menurut undang-undang dan hanya dengan persetujuan anda atau sepertimana dibenarkan di bawah undang-undang.

Pemindahan Data Peribadi kepada Pihak Ketiga

Data Peribadi anda boleh dikongsi dengan pihak ketiga  berikut untuk satu atau lebih tujuan yang dinyatakan di atas:

• Syarikat kumpulan kami (termasuk syarikat induk, anak syarikat, syarikat berkaitan dan bersekutu);
• Pengedar dan rakan niaga kami;
• Ejen, kontraktor atau pembekal perkhidmatan yang terlibat dengan kami untuk menyediakan perkhidmatan seperti gaji, pemprosesan data, latihan, perakaunan, pemasaran, soal selidik dalam talian atau kajian selidik pasaran;
• Penasihat profesional kami seperti peguam dan juruaudit; dan/atau
• Pihak berkuasa kerajaan dan agensi penguatkuasaan undang-undang yang berkaitan.

Kami hanya akan mendedahkan Data Peribadi kepada institusi kerajaan dan pihak berkuasa mengikut undang-undang dan ketika kami diwajibkan secara sah untuk mendedahkan Data Peribadi tersebut.

Pemindahan Antarabangsa

Kami hanya akan memindahkan Data Peribadi anda antara syarikat kumpulan kami, pengedar dan rakan niaga di luar Malaysia selepas anda telah memberikan persetujuan eksplisit/nyata atau di mana pemindahan tersebut dibenarkan oleh undang-undang.

Kami akan mengambil langkah sewajarnya untuk memastikan bahawa syarikat kumpulan kami terikat kepada piawaian perlindungan data peribadi yang sah yang setara dengan perlindungan yang sedia ada di bawah GDPR dan PDPA.

Buletin / Surat berita

Sekiranya kami menawarkan sebarang buletin dan anda mendaftar untuk buletin tersebut, kami hanya akan merekod, memproses dan menggunakan Data Peribadi serta maklumat yang dikemukakan oleh anda secara sukarela dan menurut polisi ini.

Dengan berdaftar untuk melanggan buletin, anda bersetuju dengan polisi ini. Anda boleh membatalkan langganan buletin pada bila-bila masa dengan menggunakan pautan pembatalan langganan di akhir setiap buletin.

Setelah anda melanggan buletin, kami akan menghantar e-mel pengesahan kepada anda. Dalam e-mel ini, anda akan menjumpai pautan untuk mengesahkan pendaftaran anda dan perekodan Data Peribadi yang perlu. Data Peribadi anda hanya akan direkod selepas anda telah mengesahkan pendaftaran anda dengan mengklik pautan tersebut. Data Peribadi anda hanya diproses setakat mana yang sesuai dan perlu bagi tujuan pengiklanan dan pemasaran buletin kami.

Tempoh Penyimpanan

Data Peribadi, yang mana telah dikumpul oleh kami, tidak akan disimpan atau diproses lebih lama daripada yang diperlukan bagi memenuhi tujuan pengumpulan Data Peribadi tersebut. Data Peribadi masih boleh disimpan bagi tempoh penyimpanan yang dibenarkan di bawa statut, seperti bagi tujuan cukai atau kewajipan perekodan komersial, sehingga tujuh tahun.

Keselamatan

Kami telah mengambil langkah keselamatan teknikal dan teratur/organisasi untuk melindungi Data Peribadianda daripada kehilangan, kemusnahan, manipulasi dan akses  tanpa kebenaran.

Pindaan polisi perlindungan data ini

Kami merizabkan hak untuk meminda polisi perlindungan data kami apabila perlu. Sila memastikan bahawa anda telah membaca versi yang terkini. Pindaan editorial dan pindaan lain terhadap polisi perlindungan data ini akan diumumkan dalam Laman Web atau Laman Media Sosial kami.

Hak Anda

Anda boleh meminta maklumat berkenaan Data Peribadi anda yang berada di dalam milikan kami atau di bawah kawalan kami dan anda boleh meminta salinan Data Peribadi tersebut. Selanjutnya, anda boleh meminta kami untuk mengemaskini atau membetulkan Data Peribadi anda.

Semua permohonan/permintaan hendaklah dibuat secara bertulis melalui e-mel atau pos kepada kami di alamat di bawah.

Anda boleh menarik balik persetujuan anda untuk memproses, mengumpulkan, menggunakan dan mendedahkan Data Peribadi anda pada bila-bila masa dengan memberikan kami notis yang munasabah. Secara khusus, anda berhak untuk memilih untuk tidak menerima bahan pemasaran dan promosi.

Anda boleh menarik balik persetujuan anda dengan menghantar permohonan bertulis melalui e-mel atau pos kepada kami di alamat kami di bawah. Setelah menerima permohonan bertulis anda, kami akan memberitahu anda tentang akibat/kesan yang mungkin berlaku disebabkan penarikan persetujuan anda dan kami akan berhenti memproses Data Peribadi anda dari masa itu, kecuali setakat mana yang dikehendaki oleh PDPA atau undang-undang dan peraturan lain yang berkaitan.

Sila ambil maklum bahawa jika anda menarik balik persetujuan anda bagi sebarang atau kesemua pemprosesan atau pendedahan Data Peribadi anda, bergantung kepada jenis permohonan anda, kami mungkin tidak dapat menawarkan atau menyediakan anda produk atau perkhidmatan kami atau menguruskan sebarang hubungan kontrak yang sedia ada.

Hubungi Kami

Bagi sebarang permohonan/permintaan, sila hubungi pengarah kami di alamat berikut:

IREKS ASIA-PACIFIC SDN. BHD.

Unit No. L25-1, Level 25

TSLAW Tower

No. 39, Jalan Kamuning

55100 Kuala Lumpur

Malaysia

Telefon: +60 3921 20998

E-mel: [email protected]

Sekiranya kami tidak menjawab permohonan anda dengan memuaskan, anda mempunyai hak untuk menujukan aduan anda kepada Pihak Berkuasa Penyeliaan bagi Perlindungan Data yang kompeten.

Polisi perlindungan data ini akan ditadbir/dikawal selia dalam semua aspek oleh undang-undang Malaysia.